Feedback at work

A vállalatoknak meg kell tanulniuk hatékonyan kommunikálni ahhoz, hogy erőfeszítéseiket siker koronázza és boldoguljanak a piacon. Tehát az építő munkahelyi visszajelzés kétségtelenül fontos: azon kívül, hogy erősíti a morált, a visszajelzés segíti a munkavállalókat az önismeretben, hiszen rávilágít erősségeinkre, megmutatja gyengeségeinket, segít a viselkedéseink megértésében és szabályozásában. Mindez támogatja személyes fejlődésünket és munkahelyi öntudatosságunkat.

Tévedés, hogy a visszajelzésnek mindig pozitívnak kell lennie. Épp a negatív visszajelzés az, amely képes rámutatni azokra a területekre, ahol szükséges fejlődnünk, és ezáltal a hosszútávú célok megvalósulását teszi lehetővé. Érdekes, hogy a visszajelzésadás módja az, amely tulajdonképpen eldönti: hatékony lesz-e a visszajelzés, vagy kidobott pénz volt erre szánni az erőforrásokat… Amikor visszajelzést ad valaki, fontos, hogy hozzáértő, hiteles, objektív legyen, illetve hogy konstruktív stílusban közvetítse a gondolatait – máskülönben fejlődés aligha várható a beavatkozástól, sőt, akár új konfliktusokat robbanthat ki egy-egy elhibázott visszajelzés.

Hatékony és építő jellegű visszajelzést adni nem könnyű. Számos tanulmányban vizsgálták (sokszor ellentmondásos eredményekkel), hogy milyen minőségű, milyen gyakoriságú és milyen tartalmú visszajelzést érdemes biztosítani a munkahelyeken a minél jobb hatás elérése érdekében. A kutatások többségében megjelenik néhány visszatérő szempont mint a hatékony visszajelzés kulcsmozzanatai. Ezeket alább részletezzük:

Pozitívan a negatívat

Az elterjedt szendvics-technika (két pozitív észrevétel közé rejteni a valós negatív kritikát) hatékonyságát számos kutatás megcáfolta. Több visszajelzést kutató szakember azt javasolja, hogy elég lenne a „szendvics” belsejét – a kritikát – visszajelezni, hiszen úgy teljesen világos és érthető lesz a fogadó fél számára, hogy mi az, amit legközelebb máshogyan kéne csinálnia. A lényeg, hogy a kritika közlésekor érezhető legyen a pozitív szándék: az, hogy a visszajelzést adó személy valóban azzal a szándékkal mondja, amit mond, hogy segítse a célszemélyt, nem puszta dorgálás vagy erőfitogtatás a célja.

Konstruktív visszajelzés például:

Ehelyett: „Nagyon jó munkaerő vagy, de több panasz is érkezett rád, amiért túl sokat beszélsz munka közben, ami persze nem von le annak az értékéből, hogy szuper csapatot alkotunk veled.”

Érdemes kipróbálni ezt: „Az elmúlt időszakban többen említették a csapatból, hogy nehezen tudnak a feladatukra koncentrálni azért, mert sokat beszélsz és kizökkented őket. Arra kérünk, hogy próbáld meg a személyes témákat akkor felhozni, ha kávészünet vagy ebédszünet van, egyébként pedig a munkával kapcsolatos kommunikáció legyen hangsúlyosabb a munkaórák során. Köszönöm, ha erre figyelsz.”

Konkrétan

Amikor visszajelzünk, mindig a specifikus cselekvésre hivatkozzunk és kerüljük az általánosítást, mert nem vezethet eredményre, ha nem teljesen egyértelmű, mire gondolunk! Ezt úgy érhetjük el, hogy leírjuk a konkrét szituációt, példákkal tűzdeljük meg a mondandónkat. Kézenfekvőnek tűnik, hogy a kritikák esetében járjunk el így, azonban fontos, hogy a dicséreteknél ugyanúgy konkretizáljuk, mit értékelünk az illető tetteivel kapcsolatban.

Konstruktív visszajelzés például:

Ehelyett: „Szép munka!”

Érdemes kipróbálni ezt: „Tetszett a prezentáció, amit a délelőtti előadáson bemutattál, mert gördülékeny volt, és az ábrák kifejezetten átláthatóvá tették.”

Ehelyett: „Precízebben és időhatékonyabban kell dolgoznod!”

Érdemes kipróbálni ezt: „Ahhoz hogy elérjük a közös célt, szükséges, hogy precízebb légy a jelentések dokumentálásában és hogy napi 5 dossziét be tudj fejezni mindig.”

Tényszerűen

Mindig az adott szituációban megjelenő, objektívan látható információkra támaszkodjunk, amikor visszajelzést adunk, hiszen ezzel tudjuk elérni, hogy hitelesnek érezzék, amit mondunk. Különösen fontos ez akkor, amikor negatív visszajelzésről van szó. Egy objektív, mindenki számára elérhető információ megtámadhatatlan, míg ha a szubjektív gondolataink és érzéseink ragadnak el, megkérdőjeleződhet a visszajelzésünk hitelessége vagy – ami még rosszabb – a saját személyünkről alkotott hiteles kép.

Konstruktív visszajelzés például:

Ehelyett: „Nem tetszett, ahogyan kezelted azt a telefonbeszélgetést az ügyféllel!”

Érdemes kipróbálni ezt: „Az előző telefonbeszélgetésnél nem úgy jártál el, ahogyan a kezdetekkor megbeszéltük, hadartál és udvariatlanul köszöntél el… Legközelebb kérlek, próbálj meg odafigyelni arra, hogy artikuláltan beszélj, és a napszaknak megfelelő, magázó köszönéssel tedd le a telefont! Köszönöm.”

Cselekvésre serkentő módon

Gondoljunk bele, hogy milyen úgy negatív visszajelzést – kritikát – kapni a munkánkra akkor, ha nem teszik hozzá, hogy helyette mit, hogyan kéne csinálni legközelebb. Idegesítő… Negatív visszajelzéseknél kiemelt fontosságú, hogy legyen a visszajelzésben valami előremutató, aktivitásra ösztönző kommentár. Ezzel tud motiválni a visszajelzés feladója arra, hogy meg is próbáljunk javítani a kritizált cselekvésen.

Konstruktív visszajelzés például:

Ehelyett: „Szerintem gyakorolnod kéne még a közönség előtti beszédet!”

Érdemes kipróbálni ezt: „Tudom, hogy nagy tömeg előtt beszélni szorongató, de szuper, hogy be merted vállalni. Azt javaslom, hogy legközelebb próbálj többet felfelé nézni a papírjaidról, illetve küldök szívesen egy anyagot, ami segíthet leküzdeni a lámpalázat is!”

Rendszeresen

A munkavállalók is csak emberek… és az embereknek szükségük van a társas visszacsatolásra, kiszámítható módon. Nem elég, ha kéthavonta megveregetik a vállunkat, vagy érkezik a bankszámlánkra egy csinosabb jutalom. Szükség van arra, hogy felismerjük, kinek és mikor esne jól egy kis megerősítés, egy elismerés vagy, hogy mikor kell kritikát megfogalmaznunk a fejlődéshez. Különösen érdemes szem előtt tartani, hogy akkor, frissen adjunk visszajelzést, amikor a kérdéses esemény megtörtént. Ezzel biztosítható, hogy jobban rögzüljön a memóriában a visszacsatolás, és növekszik a valószínűsége annak, hogy hamarabb emlékszünk majd rá, ha legközelebb hasonló szituációba kerülünk.

Konstruktív visszajelzés például:

Ehelyett: „Ezt az ügyet majd megbeszéljük a következő havi személyes meetingen!”

Érdemes kipróbálni ezt: „Szeretném, ha ezt a mai szituációt meg tudnánk beszélni a következő napokban. Nézzünk egy közös időpontot, amikor mindkettőnknek jó!”

Szemtől szemben

E-mail, telefon vagy közvetett módszerek helyett amikor csak lehet, válasszuk a szemtől szembeni visszajelzést! Ezzel hitelesebbé válunk  mint visszajelzést adók, illetve a visszajelzés maga is jobban befogadható lesz. Plusz pozitívum, hogy ilyenkor lehetőség nyílik párbeszéd kialakulására, ami kutatások szerint növeli a visszajelzések hosszútávú hatékonyságát és a munkavállalói elégedettséget is. Ráadásul képet kaphatunk arról is, mit gondol a visszajelzést fogadó személy a cégről vagy akár rólunk.

Konstruktív visszajelzés például:

Ehelyett: „E-mailben majd elküldöm a mai feladataiddal kapcsolatos meglátásaim.”

Érdemes kipróbálni ezt: „Szeretném, ha át tudnánk beszélni a mai napon elvégzett feladataid. Mikor lenne jó neked egy beszélgetés az irodában?”

Miért próbáljam ki? Mi a megfelelő munkahelyi visszajelzések haszna?

Számos tényezőre pozitívan hat a megfelelő munkahelyi visszajelzés. A teljesség igénye nélkül felsorolunk párat, amelyek magukért beszélnek:

  1. Motiváltabb dolgozók – megfelelő visszajelzésekkel elérhetjük, hogy a munkavállalók értékesnek, hasznosnak érezzék munkájukat, ami növelheti munkamotivációjukat és személyes hatékonyságukat.
  2. Nagyobb teljesítmény – ha rendszeresen, objektíven és konstruktívan jelzünk vissza, kiszámíthatóbb, egyenletesebb munkateljesítmény, jobb minőségű elvégzett munka lehet a vállalat jutalma.
  3. Folyamatos tanulás – sok szakmában könnyű beleragadni a jól ismert rutinba, azonban, ha a jó visszajelzés mindig tetten érhető egy szervezetben, folyamatos igény és inspiráció keletkezhet a tanulásra. Ez pedig végeredményben a hatékony szervezeti működéshez is hozzájárul.
  4. Jobb munkatársi kapcsolatok – a helytálló visszajelzés biztosításához ismernünk kell kollégáinkat, tehát magában foglalja a kapcsolataink ápolását. Vezető pozícióban lévőknek főleg ajánlott eszköz a visszajelzés: ha az alkalmazottak tudják, hogy a feletteseik mindig lelkiismeretesen értékelik a munkájukat, csökken az esélye annak, hogy rázósabb helyzetekben „cserbenhagyják” őket, tehát stabilabb munkaerő áll így rendelkezésre.
  5. Személyes fejlődés lehetősége – mind a pozitív, mind a negatív visszajelzés abban segít minket, hogy közelebb kerüljünk önmagunkhoz, elvégre így vagy úgy, de tanulni fogunk magunkról. Az önismeretünk fejlődését pedig számos kutatás összefüggésbe hozta az általános és munkahelyi jólléttel is.

Források:

a cikk alapját egy angol nyelvű munka képezi:

https://www.highspeedtraining.co.uk/hub/feedback-in-the-workplace/, szerző: Ellie Collier HR specialista

további kiegészítő információk és kutatási adatok: Csike Tekla – „Jó visszajelzés teszi a boldog munkavállalót?!” c. diplomamunka

fordította és írta: Csike Tekla

0 válaszok

Hagyjon egy választ

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük

Ez az oldal az Akismet szolgáltatást használja a spam csökkentésére. Ismerje meg a hozzászólás adatainak feldolgozását .